Kaip pagalbos tarnybos duomenys virsta aiškiomis veiklos ataskaitomis
Buvo: Užklausų duomenys išsibarstę po užklausų platformą, automatizavimus, duomenų bazę ir ataskaitų įrankius – bendram vaizdui juos tekdavo lyginti ranka.
Padaryta: Visi duomenys sujungti į vieną tvarkingą kelią – nuo užklausos iki SQL ir Power BI ataskaitos, su kontroliuojamu užklausų skirstymu.
Dabar: Ataskaitos gaunamos iš vienos vietos, liko gerokai mažiau rankinio darbo, ir visada matoma, kas, kada ir ką padarė.
Problema
Užklausų ir pakeitimų duomenys buvo pasklidę po kelias skirtingas sistemas. Dėl to procesas nutrūkdavo, o duomenis tekdavo sulyginti rankomis.
Esamos sistemos
- Užklausų valdymo platforma
- Power Automate
- SQL Server
- Power BI
Apribojimai
- Kas už ką atsako, turėjo likti nepakitę – darbas toliau vyksta tose pačiose sistemose.
- Užklausų priskyrimą kategorijoms turėjo būti galima peržiūrėti ir pataisyti – sprendimo negalima palikti vien programai.
- Vidinė duomenų sandara, užklausų turinys ir darbo apimtys viešai neskelbiami.
Sprendimo architektūra
Gauta užklausa automatiškai perduodama toliau: duomenys sutvarkomi duomenų bazėje, priskiriami kategorijai su galimybe patikrinti ir tada patenka į Power BI ataskaitas.
Tekstinis aprašymas
- Pagalbos tarnybos užklausos
- Automatizavimas
- SQL
- Power BI
Įgyvendinimas
Sujungiau užklausų priėmimą, automatinį jų apdorojimą, duomenų sutvarkymą, priskyrimą kategorijoms ir ataskaitas į vieną kelią, kuriame matyti, kas, kada ir ką padarė.
Naudotos technologijos
- Power Automate
- SQL Server
- Power BI
- Azure OpenAI
- PowerShell
Rezultatas
- Ataskaitos dabar rengiamos vienu aiškiu keliu, o kiekvieną skaičių galima atsekti iki šaltinio.
- Liko gerokai mažiau rankinio darbo ir duomenų sulyginimo tarp sistemų.
- Atsirado aiškus pagrindas veiklos ataskaitoms ir priskyrimo kategorijoms peržiūrai.
Ko pasimokyta ir ką galima pakartoti
- Patikimos ataskaitos prasideda nuo aiškaus duomenų kelio ir nuo susitarimo, kas už kuriuos duomenis atsako jau juos priimant.
- Priskyrimas kategorijoms saugesnis tada, kai iš anksto sutarta, ką daryti su neaiškiais atvejais, ir kai žmogus gali sprendimą peržiūrėti.