Dokumentų valdymo sistemos sujungimas su verslo valdymo sistema (ERP) ir Microsoft 365
Buvo: Dokumentai, jų duomenys ir tvirtinimai gyveno atskirai – DVS, ERP, SharePoint ir SQL – ir perdavimus tarp sistemų buvo sunku išlaikyti nuoseklius.
Padaryta: Sistemos sujungtos per bendrą jungtį: dokumento duomenys suvedami tik vieną kartą, o tvirtinimai ir verslo sistemos veiksmai susieti automatiškai.
Dabar: Dokumentų ir verslo procesai veikia kartu, o tarp sistemų matoma, kas, kada ir ką padarė.
Problema
Kiekviena sistema savo darbą atlikdavo gerai. Sunkumų kildavo ten, kur dokumentų valdymo sistema (DVS), verslo valdymo sistema (ERP), SharePoint, Microsoft 365 ir duomenų bazė turi perduoti duomenis viena kitai – informacija ne visada sutapdavo.
Esamos sistemos
- Dokumentų valdymo sistema
- ERP / Business Central
- SharePoint
- Microsoft 365
- SQL Server
Apribojimai
- Kiekviena sistema turėjo likti savo vietoje, o darbuotojų prieigos teisės – galioti lygiai taip pat kaip iki tol.
- Senoje dokumentų valdymo sistemoje buvo galima tik pridėti naujų galimybių, nekeičiant to, kas jau veikia.
- Kliento procesai, vidinių sistemų adresai ir programinis kodas viešai neskelbiami.
Sprendimo architektūra
Specialiai parašyta programinė dalis (C#) sujungia veiksmus dokumentų valdymo sistemoje ir SharePoint su verslo valdymo sistemos (ERP) procesais bei duomenų baze. Senoji dokumentų valdymo sistema atskirai papildyta apskaitos ir ataskaitų galimybėmis su patikra, todėl matyti, kas, kada ir ką padarė.
Tekstinis aprašymas
- Business Central
- DVS
- SharePoint
- SQL
- Bendra jungtis
- Procesas
- Power BI / DI
Įgyvendinimas
Sujungiau dokumento duomenis, derinimo eigos perdavimą ir veiksmus verslo valdymo sistemoje per vieną bendrą jungtį tarp sistemų. Senojoje sistemoje tik pridėjau naujas apskaitos ir ataskaitų galimybes, o kiekvieną pakeitimą patikrinau taip, kad prireikus būtų galima grįžti atgal.
Naudotos technologijos
- C# / .NET
- Dokumentų valdymo sistema (DVS)
- SharePoint
- Business Central
- SQL Server
- REST / HTTP
Rezultatas
- Dokumentų ir verslo valdymo sistemos procesai dabar veikia kaip vienas – duomenys tarp jų keliauja automatiškai.
- Dabar matyti, kas, kada ir ką padarė perduodant duomenis iš vienos sistemos į kitą.
- Senoji dokumentų valdymo sistema papildyta apskaitos ir ataskaitų galimybėmis, neatskleidžiant jos vidinės sandaros.
Ko pasimokyta ir ką galima pakartoti
- Bendra jungtis tarp sistemų turi aiškiai parodyti, kur viena sistema perduoda duomenis kitai ir kas nutinka, kai įvyksta klaida. Tai neturi likti paslėpta kiekvienos programos nustatymuose.
- Seną sistemą saugiau plėsti pridedant naujas galimybes, o ne perdarant esamas. Kiekvieną pakeitimą reikia pasitikrinti taip, kad prireikus būtų galima grįžti prie ankstesnės būsenos.